社会福祉法人におけるMicrosoft Forms活用事例

～美芳会が進める現場発のDX～

介護・福祉の現場では、日々多くの情報が発生しています。

職員からの報告、利用者やご家族へのアンケート、研修の申込、業務改善の提案など、その多くは紙やメール、電話でやり取りされていることが少なくありません。

社会福祉法人美芳会では、Microsoft 365を導入しており、その中でも「Microsoft Forms」を積極的に活用することで、情報収集の効率化と業務改善を進めています。

今回は、美芳会で実践しているFormsの活用例をご紹介します。

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Microsoft Formsとは？

Microsoft Formsは、Microsoft 365に含まれるアンケート・申請フォーム作成ツールです。

専門知識がなくても簡単にフォームを作成でき、スマートフォンからも回答できます。

さらに、

• Excelへの自動集計
• SharePointとの連携
• Power Automateによる自動化
• Teamsへの通知

など、Microsoft 365との親和性が高いことが大きな特徴です。

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活用事例① システム改善アンケート

美芳会では、職員が利用しているシステムの満足度や課題を把握するため、Formsを活用したアンケートを実施しています。

例えば、

• どのシステムを利用しているか
• 利用頻度
• 満足度
• 困っていること
• 改善してほしいこと

を収集しています。

従来は個別にヒアリングしていた内容を一括で収集できるため、法人全体の課題が見えやすくなりました。
また、同じフォームを利用して経年データが蓄積されるので長期の改善にも役立ちます。

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活用事例② 研修申込の受付

法人内研修や外部向けの介護職員初任者研修では、参加申込をFormsで受け付けています。

職員や受講希望者はスマートフォンから簡単に申し込みが可能です。

受付状況もリアルタイムで確認できるため、

• 手作業での集計
• メール確認
• 参加者リスト作成

といった業務を大幅に削減できました。

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活用事例③ 施設見学の申込

老人ホームの見学や資料問いあわせにおいてもFormsは活躍しています。

ホームページから施設見学や説明会申込フォームへ誘導することで、24時間いつでも見学予約が可能になりました。

申込内容は担当者へ自動通知されるため、迅速な対応につながっています。

施設の申し込みや利用いあたっては、ご家族が行うことが多く忙しい間でも「気になったときにすぐ申し込める仕組み」が重要であり、機会の損失防止にも役立っています。

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活用事例④ ご利用者・ご家族満足度調査

利用者様やご家族様へのアンケートにもFormsを活用しています。

QRコードを配布するだけで回答できるため、紙の回収作業が不要になります。

収集したデータは、

• サービス改善
• 行事企画
• 接遇向上

などに活用できます。

回答結果が自動で集計されるため、分析にも時間がかかりません。

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活用事例⑤ ICT・業務改善提案受付

現場の職員は日々の業務の中で多くの課題に気づいています。

しかし、

「どこへ相談すればよいかわからない」

「提案する機会がない」

というケースもあります。

そこで、美芳会ではFormsを活用した『ICT改善要望フォーム』や『業務改善提案フォーム』の運用を検討しています。

職員がいつでも提案できる環境を整えることで、現場主導の改善活動が進みやすくなります。

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活用事例⑥ 検温の電子化

介護現場では感染症予防のため日々出社時の検温が重要です。

Formsを使えば、

• 所属
• 名前（職員番号）
• 日付
• 体温

をパソコンやタブレットやスマートフォンから簡単に入力できます。

紙の転記作業が不要になり、データ分析もしやすくなります。

タブレットに常時表示しているため、出社時の勤怠と一緒に入力できるため、どの世代の職員も対応できています。

蓄積した情報を活用することで、組織全体の安全対策強化につながります。

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Formsだけで終わらせない

美芳会では、Formsを単なるアンケートツールとしてではなく、

「情報収集の入口」

として位置付けています。

例えば、

Forms

 ↓

SharePoint

 ↓

Power Automate

 ↓

Teams

 ↓

Copilot

という流れを構築することで、

• 情報の自動蓄積
• 自動通知
• 業務分析
• AI活用

まで一貫して行うことが可能になります。

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今後の展望

介護・福祉分野では、人材不足や業務負担の増加が大きな課題となっています。その中で、現場の情報を正確かつ迅速に集める仕組みづくりは欠かせません。

Microsoft Formsは特別なシステム開発が不要で、すぐに始められるDXツールです。

美芳会では今後もFormsを活用しながら、

「紙からデータへ」 「集計作業から分析へ」 「経験と勘からデータ活用へ」

を進め、より質の高い福祉サービスの実現を目指していきます。