美芳会でのeFaxの導入
１．はじめに
社会福祉法人美芳会は静岡県富士市にあります、老人ホームを運営する団体です。福祉は対面での提供サービスであるのですべてAIやデジタルに置き換えることが難しい業界ではあります。
法人では、職員の「働きやすさ」「働きがい」「成長」を大事にし、実現するために、様々ICTで解決できる領域を増やしていくことにチャレンジしています。
２．インターネットeFaxとは？
インターネットFAXとは、データをインターネットを通じて送信し、 受信側で印刷や表示をする仕組み です。契約先によっては、webブラウザ経由から操作できるだけではなく、スマホアプリから送信・受信を確認することができます。これにより、時間とコストの節約が可能となります。
３．導入のきっかけ
美芳会では、j2 Global Japan 有限会社さんのeFax(https://www.efax.co.jp/)を2022年より導入しております。
導入のきっかけは既に導入していて組織の基盤となっている、Microsoft365のパッケージにある、MicrosoftTeamsとPowerAutomateの活用を拡大を模索しているときにパートナーの会社さんでトラブルによりFAXが止まってしまってBCPの対策としてインターネットFAXを探していて一緒に探してくれないかと相談もらったことが始まりでした。
４．美芳会での使い方
eFaxの導入前は、5つの拠点で5つのFAX番号を取得しており、毎月平均送信が130件ほど、受信が300件ほど。受信のうち半分以上は広告営業のチラシとなってました。
2022年に導入したeFaxは2拠点分（2回線分）を1つの番号に統合してFAX切り替えを案内いたしました。その際、番号は050から始まるＦＡＸ番号を新しく取得しました。
現在の使い方は次のようになっています。
〇送信
原則メール添付での対応になるように相談する（これは重要）
各拠点よりブラウザやＩｐａｄのタブレットでインストールしたアプリから共有ＩＤを利用して送信を行う
〇受信
FAXを送っていただくと、指定したメールアドレスへ通知されます
FAX内容はメールへPDFで添付されます
FAX専用の共有メールボックスを作成して管理は、一か所でeFaxのサイトからでも受信したメールアドレスからでも確認できます
受信したメールをPowerAutomate（Microsoft365）で自動的に法人のSharePointのドキュメントライブラリへPDFファイルを格納し、リンクをTeamsのチャネルへ自動通知を行います。
チャネルは全社の共有チャネルになっているため、通知がきたら中身を確認し「誰宛・どこから」を最初に確認した人が返信でお知らせし、受け取った人は「確認した旨」を返信するようにアナログなルールで運用しています。
５．導入してよかった点、悪かった点
〇よかった点
Teamsへ転送・共有されるため、PCや会社携帯のスマートフォンからでも確認することができるのでロスが少ない
必要なFAXだけダウンロード・印刷すればいいので紙の印刷が減った
切り替えたばかりのためと判定しているが、営業チラシが減った
〇悪かった点
月額のランニングコストは大きく変化はなかった（時間や機会損失分は考慮せず）
PDFがSharePointに格納される仕組みのため毎回中身を誰かが確認いかないといけないため、慣れるまで手間と感じてしまう。
送信時の名前が契約者名になってしまい、法人名にできないことがデメリットど感じる。
６．これから
導入してみて、目に見えて複合機がFAX受信で動いている状況が減ったの事が感じる利点であることに加え、送られたFAXの履歴が遡れることが良い点と感じます。
既存のFAX番号を変更せず複合機の機能でも運用することができると思います。
美芳会としては、Teamsでどの職員もいつでも・どのPC/タブレットでも見れるというのが利便性の向上と考えておりトータルで効果があったと思います。効果を最大化していくには、いかに既存で利用しているITツールへの組み合わせを考えていくかというのは重要な観点の情報収集とアイディアの発見が重要と思う内容でした。引き続き、Microsoft365やTeamsでの生産性向上につながるトライ＆エラーを実施していこうと思います。
